01 Hausverwaltung

Mietenverwaltung in Rostock.

Mehrfamilienhäuser sowie Wohn- und Geschäftshäuser. Inhabergeführt mit direktem Ansprechpartner und dokumentiertem Übernahme-Prozess.

Was Mietenverwaltung bei Proimma bedeutet:

Proimma übernimmt für Eigentümer in Rostock und Umgebung die Mietenverwaltung von Mehrfamilienhäusern sowie von Wohn- und Geschäftshäusern. Der Auftrag lautet, das Haus als Ganzes wirtschaftlich und technisch zu betreiben. Sie übertragen uns die laufende Verantwortung für das Objekt im vereinbarten Umfang. Wir führen die laufende Bewirtschaftung im Sinne Ihrer Vorgaben.

Verwaltet werden Substanz und Betrieb des Gebäudes für einen Eigentümer oder eine Eigentümergesellschaft. Sie übergeben uns die laufende Verantwortung im vereinbarten Umfang, wir führen das Objekt im Sinne Ihrer Vorgaben. Bei jedem Auftrag bleibt der Inhaber Ansprechpartner.

Welche Eigentümer wir ansprechen:

Sie sind Eigentümer eines oder mehrerer Mehrfamilienhäuser vorrangig in Rostock und Umgebung, mit Schwerpunkt im Umkreis von etwa 100 Kilometern? Mandate über diesen Umkreis hinaus übernehmen wir auf Anfrage. Sie halten Ihre Objekte als Kapitalanlage, haben sie geerbt oder im Rahmen einer Objektgesellschaft erworben? Sie suchen einen Verwalter, der nicht nur Buchhaltung und Mieterverwaltung macht, sondern Ihr Objekt mit derselben Aufmerksamkeit führt, mit der Sie es aufgebaut oder übernommen haben?

Auch Wohn- und Geschäftshäuser mit gemischter Nutzung gehören in unser Aufgabengebiet. Wenn ein Objekt überwiegend Wohnnutzung mit ergänzenden Gewerbeflächen im Erdgeschoss verbindet, ist die Mechanik der Mietenverwaltung dieselbe.

Was im Leistungsumfang enthalten ist:

01
Kaufmännische Verwaltung

Sollstellung und laufende Buchung der Mieten, Pflege der Mieterkonten, offene Posten und Mahnwesen, Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung mit nachvollziehbarer Aufgliederung jedes Postens, Verwaltung von Mietkautionen mit getrennter Kontenführung auf Wunsch, Mietanpassungen nach Index oder Vergleichsmiete im Rahmen des gesetzlich Zulässigen, Eigentümer-Reporting in einem mit Ihnen festgelegten Rhythmus, vollständige digitale Dokumentenablage in der Verwaltungssoftware Immocloud mit jederzeit zugänglichem Eigentümer- und Mieterportal.

02
Technische Verwaltung

Annahme und Bearbeitung von Mängelmeldungen, Begleitung größerer Instandsetzungen mit Angebotseinholung und Auftragsbegleitung, Pflege der wiederkehrenden Wartungen und Prüfungen am Objekt, Begehungen nach Vereinbarung. Übergaben und Abnahmen bei Mieterwechseln werden als gesonderte Leistung mit Protokoll und Foto-Dokumentation durchgeführt.

03
Handwerker und Hausmeister

Bei jeder Mängelmeldung beauftragen wir gezielt ausgewählte Handwerker. Koordinierender Partner für die laufende Hausmeisterarbeit ist ein fester Hausmeisterdienst aus dem Rostocker Umland. Spezialaufträge wählen wir aus dem beruflichen Netzwerk des Inhabers aus und überführen die belastbarsten Kontakte schrittweise in einen festen Dienstleisterpool.

Wie Sie uns erreichen:

Eigentümer-Anliegen landen direkt bei André Dieckmann als Inhaber und Geschäftsführer. Es gibt keine Sachbearbeiter-Ebene, durch die ein Anliegen erst geleitet werden muss, und keine Weiterleitung über mehrere Mitarbeiter. Diese Direktheit ist eine Strukturentscheidung der inhabergeführten Proimma GmbH, kein Übergangszustand der Aufbauphase.

Auf Eigentümer-Anfragen erhalten Sie eine erste Rückmeldung innerhalb eines Werktages. Wenn eine Rückmeldung mehr Zeit braucht, weil eine Frage tiefer abgeklärt werden muss, sagen wir Ihnen das ausdrücklich und nennen einen realistischen Termin.

Für Mieter Ihrer Objekte besteht eine separate Notfall-Erreichbarkeit. Rohrbruch, Heizungsausfall, Stromausfall, Sicherheitsvorfall, das sind die Lagen, in denen die reguläre Bürozeit nicht der richtige Maßstab ist. Diese Notfall-Erreichbarkeit ist von der Eigentümer-Erreichbarkeit getrennt, damit Akquise- und Eigentümer-Themen nicht in der Mieter-Hotline untergehen und umgekehrt.

Reguläre Bürozeit Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr. Kontaktwege Telefon, E-Mail an info@proimma.de, das Eigentümer- und Mieterportal in der Verwaltungssoftware Immocloud. Termine für Erstgespräche buchen Sie direkt online über unseren Cal.com-Kalender.

Wie ein Verwalterwechsel bei Proimma abläuft:

Eine saubere Übernahme entscheidet über die nächsten Jahre. Wir trennen den Prozess in vier klar abgegrenzte Schritte und machen jeden Schritt für Sie nachvollziehbar.

  1. 01
    Bestandsaufnahme

    Im ersten Schritt erfassen wir gemeinsam mit Ihnen den Stand des Objekts. Welche Mietverhältnisse bestehen? Welche Verträge laufen? Welcher Pflege- und Reparaturzustand liegt vor? Welche Zahlungsstände stehen offen? Welche Vereinbarungen sind mit Mietern und Dienstleistern getroffen? Dieser Schritt ist nüchterne Bestandsaufnahme, keine Bewertung Ihrer Vor-Verwaltung.

  2. 02
    Kaufmännische und technische Übergabe

    Im zweiten Schritt fordern wir bei Ihrer bisherigen Verwaltung die vollständigen Unterlagen an und gleichen sie gegen unsere Bestandsaufnahme ab. Mietverträge, Mieterakten, Hausgeldabrechnungen sofern vorhanden, Wartungsverträge, Versicherungsdokumente, Pläne, Energieausweise, Schlüsselbestände. Was fehlt, dokumentieren wir und holen es nach. Erst wenn die Datenlage steht, übernehmen wir den laufenden Betrieb.

  3. 03
    Mieter-Information

    Im dritten Schritt informieren wir die Mieter Ihres Objekts schriftlich über den Verwalterwechsel. Klar, sachlich, mit den neuen Kontaktwegen und mit der Bitte, ab dem vereinbarten Stichtag die Miete an das neue Konto zu überweisen oder den neuen Lastschriftauftrag zu unterzeichnen. Auch die Notfall-Erreichbarkeit für Mieter wird in dieser Information benannt.

  4. 04
    Laufender Betrieb

    Im vierten Schritt geht das Objekt in den regulären Verwaltungsbetrieb über. Mietzahlungen laufen über das neue Konto, Mängelmeldungen kommen an unsere Tickets, das Reporting startet im vereinbarten Rhythmus. Der Übergang ist damit nicht ein Stichtag, sondern ein gemeinsamer Pfad über mehrere Wochen.

Was wir nicht machen:

Wir nennen die Aufgaben offen, die wir nicht übernehmen, weil die Klarheit für Sie als Eigentümer wertvoller ist als ein Allesanbieter-Versprechen.

  1. 01 Keine Eigentümergemeinschaften aus mehreren Einzeleigentümern.
  2. 02 Keine reinen Gewerbeobjekte.
  3. 03 Keine Mandate, deren Bewirtschaftung sich auf eine kurzfristige Abwicklung beschränkt.

Wie ein Erstgespräch bei uns aussieht:

Im Erstgespräch beginnen wir bei Ihrem Objekt und Ihrer Situation. Wir hören zu, fragen das Wesentliche ab, ordnen ein, was machbar ist und was nicht. Erst nach dieser Bestandsaufnahme bekommen Sie ein individuelles Angebot nach Objektgröße und Leistungsumfang. Wir nennen keine pauschalen Preisspannen im Erstgespräch, weil pauschale Preise vom konkreten Aufwand wegführen und Ihnen nicht helfen.

Für die Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter besteht nach § 15 MaBV die Pflicht zur Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung. Die einheitliche gewerberechtliche Erlaubnis nach § 34c Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 und Nummer 4 GewO wurde der Proimma GmbH durch die Hanse- und Universitätsstadt Rostock am 31.03.2026 erteilt.

Hausverwalter wechseln. Fünf Schritte als Anleitung:

Ein Verwalterwechsel ist eine Entscheidung mit Folgen für die nächsten Jahre. Welche Frist gilt für die Kündigung der bestehenden Verwaltung? Welche Unterlagen müssen Sie vom alten Verwalter anfordern? Wie sieht eine saubere Übergabe an die neue Verwaltung aus? Welche Information bekommen die Mieter und ab wann?

Die Anleitung beantwortet diese Fragen in fünf konkreten Schritten. Sie geht jeden Schritt mit prüfbaren Hinweisen durch: zur Frist und Form der Kündigung, zu den Unterlagen, die der alte Verwalter herausgeben muss, zur Stichtag-Logik der Übergabe, zur sachlichen Mieter-Information und zur sauberen ersten Abrechnung nach dem Wechsel. Sachlich, ohne Werbung, ohne Versprechen, die wir nicht halten können.

Wenn Sie nach der Lektüre der Anleitung mit uns sprechen möchten, finden Sie alle Kontaktwege auf der Kontakt-Seite. Wenn Sie sich nach der Lektüre für eine andere Verwaltung entscheiden, hat die Anleitung Ihnen trotzdem geholfen. Beides ist in Ordnung.

Tragen Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein, optional auch Telefonnummer und Anliegen, dann senden wir Ihnen die Anleitung als PDF zu. Eine Bestätigungs-Mail mit dem Download-Link wird im Doppelt-Opt-In-Verfahren versandt. Ihre Daten werden nicht für Werbung Dritter verwendet, Details in der Datenschutzerklärung.

Die Anleitung „Hausverwalter wechseln in fünf Schritten" senden wir Ihnen auf Anfrage per E-Mail an info@proimma.de zu. Bitte schreiben Sie uns kurz, wir senden Ihnen die Anleitung als PDF an Ihre angegebene E-Mail-Adresse.

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Falls Sie lieber direkt schreiben oder anrufen möchten: info@proimma.de oder 0173 6335917. Eine erste Rückmeldung erhalten Sie innerhalb eines Werktages.

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